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浅议档案资源建设的策略与实现途径
更新时间:2013-9-30

浅议档案资源建设的策略与实现途径

内容摘要:档案资源建设是档案事业一项带根本性、具有战略意义的工作,它关系到档案事业的固本强身、可持续发展,是我们做好档案工作的前提和保证。因此,我们要站在历史发展和国家信息资源建设的高度,充分认识加强档案资源建设的重要意义,把档案资源建设摆在突出的位置,下大力气抓好、抓实、抓出成效。那么,在档案资源建设中,我们要采取什么策略与途径?在此,根据档案部门的工作经验和自己的切身体会,谈一些看法。
   
关键词:档案资源   档案资源建设

一、千方百计抓好档案资源建设

建立覆盖人民群众的档案资源体系,重新确定档案工作服务方向,是档案部门贯彻落实科学发展观,推动档案事业科学发展的战略举措,具有重大的现实意义和深远的历史意义。档案部门要拓宽档案资源建设工作思路,拓展档案资源建设领域,创新档案资源建设工作方式,丰富档案资源建设工作渠道,用全新的眼光、有效的办法,出新招、亮奇招,不断积累增加档案资源数量,丰富档案资源门类,改善档案资源结构。

要尽快完成归档范围和保管期限表的审批工作。修订《机关文件材料归档范围和澳门最新赌场案保管期限规定》,是档案部门贯彻落实科学发展观,积极为民生服务的重要举措。目前,许多档案部门已经完成所辖地区机关立档单位《机关文件材料归档范围和澳门最新赌场案保管期限规定》的修改和审批工作。档案部门要提高认识,加大工作力度,通过执法检查与澳门最新赌场相结合的方式强化监督和指导,加快工作进度;档案部门要亲自组织领导并参与审定所辖地区立档单位《机关文件材料归档范围和澳门最新赌场案保管期限规定》的修改和审批工作,提高修改质量,严把审核质量关,切实把这项事关档案资料形成与积累的基础性工作做好、做实。

要在抢救、保护国家重点档案上下功夫。国家重点档案是在各个历史时期形成的,对社会主义物质文明、政治文明、精神文明以及和谐社会建设具有重要研究和利用价值。需要永久保存的珍贵档案,是档案中的精华、珍品和瑰宝。档案部门要切实加强抢救保护工作的组织领导,认真组织馆藏档案的清点和检查,摸清家底,明确重点档案的抢救范围和准确数量,查出重点档案存在的问题,科学制定工作规划和工作方案,并据此认真做好国家重点档案抢救保护项目的申报、审核工作;要加强汇报、广泛宣传,争取地方财政的支持,落实地方资金投入,加快抢救保护工作进度,推进项目的顺利实施;要健全制度,规范资金管理,提高资金使用效率,不断提高抢救保护工作的质量和效率;要按照濒危优先、确保重点、分步实施的原则,分清轻重缓急,科学、准确地制订切实可行的措施,并周密部署,科学安排,保证质量,科学有效地开展抢救保护工作。档案部门要拓宽抢救保护重点档案工作思路,不断探索和尝试加强国家重点档案抢救保护的创新举措。

二、科学整合档案资源

科学整合档案资源,拓展档案工作为经济社会服务,满足人民群众物质文化需求的功能,是档案部门贯彻落实科学发展观的重要实践和根本体现。通过科学整合档案资源,可以实现档案资源的集中、有序管理和优化配置,强化档案部门的资源管理能力和调控能力,开发和实现档案资源的最大效益,为提升档案馆的公共服务功能、形成档案工作服务体系奠定坚实的基础。

档案部门要依法加强档案接收工作,把属于接收范围内的立档单位形成的档案完整、及时地接收进馆,并根据形势发展,适时调整接收范围,拓宽延伸至社会各个层面的档案收集渠道,把全面建设小康社会进程中产生的各种新型档案和同人民群众各方面利益密切相关的档案纳入接收范围。

档案部门要利用各地建立行政中心、文件中心、电子文件中心的契机,积极争取党委、政府的支持,采取馆室协作的方式,对室藏档案进行提前接收和有效整合,促进档案室工作的规范化管理,确保档案管理的安全、有序和有效监控;同时要进一步理顺其他专业主管部门在档案管理方面的关系,积极探索改革和调整国家档案资源的归属和流向,强化国家综合档案馆主体地位的管理体制和工作机制,逐步推进公民医疗健康档案、社会保障档案、公证档案、婚姻档案、土地流转档案、城建档案、土地管理档案、房产档案、重大社会活动档案、重点建设工程档案、重要科研项目档案、企业信用档案、社区建设档案等档案资源向综合档案馆的定期移交和统一集中管理,实现档案资源的有效整合和优化配置,为全面实现档案资源社会共享奠定坚实的基础。

门类齐全、结构合理的馆藏应是档案资源建设追求的目标。要达到此目的,一是要加强对档案室的澳门最新赌场,从收集归档源头上抓起;二是进一步明确接收范围,扎实做好接收工作,把能够反映立档单位主要职能活动的不同门类和载体形式的档案统统接收进馆。
    三、切实抓好档案馆建设

档案馆是安全保管档案的最基本物质条件,直接决定着档案的完整和安全。当前,我区普遍存在着档案库容饱和、馆舍损坏严重、馆舍功能单一、馆舍档案服务能力较弱、档案保管条件较差等问题,严重威胁档案资源的安全保密。要把档案馆建设作为提高档案工作现代化管理水平的突破口,通过项目建设,争取支持,获得帮助,加强档案设施设备建设、改善档案安全管理工作条件、提高运用计算机等信息技术的能力、提升档案工作现代化管理水平、增强档案工作服务水平,为促进档案工作安全发展、科学发展夯实基础。

档案部门要科学选择档案馆的建设用地,一定要充分考虑防震、防火、防水、防山体滑坡、防污染等环境因素,不要将档案馆建在火源多、人员密集的地方,不要建在低洼处和山脚下。要严格按照国家档案馆建设标准和建筑设计规范的规定和档案馆“五位一体”的功能要求,科学规划、设计建筑功能,功能设计既要立足工作实际,更要充分考虑档案工作的长远发展和远景规划;既要考虑当地民族和地方特色,更要充分考虑满足档案馆工作需求;既要考虑档案资源的现有数量和长远增长,也要充分考虑拓展档案工作服务功能的需要,更要提前谋划、充分考虑未来档案工作发展对档案馆舍的功能需求。确保建设项目建设行为规范、科学,建设目标明确、清晰,资金使用安全、可靠,资金使用效率高效、快捷,科学有序地推进并完成档案馆建设这一功在当代、利在千秋的工程。

四、认真落实档案备份制度

档案信息资源是国家的重要资源,决定着国家历史的延续和民族文化的传承。科索沃战争、贵州瓮安事件、四川汶川地震等毁灭性自然灾害和人为灾害都揭示了档案异地异质备份的重要性和必要性,可以说,异地异质备份是档案部门有效应对突发事件和自然灾害,确保档案完整、安全和保密的重要措施和有效途径,也是目前条件下确保电子文件信息绝对安全的最根本措施。

各级档案部门要站在对历史负责的高度,充分重视档案备份工作,将这项工作作为档案安全体系建设的重要内容和手段,认真加以落实,既要对本级重要档案及电子文件实行异地备份,更要对其中的重要电子文件实行异质备份,以确保电子文件的长期可读,确保档案信息资源的绝对安全。除重要档案和电子文件外,所有划入永久保存的重要电子文件,都要尽快转换成纸质或缩微胶卷进行异质备份保存。照片、录音、录像等档案,也要积极通过复制、转换为数字光盘等手段,进行备份。备份过程中要严格执行安全管理,加强备份复制件或备份数据维护,确保档案原件、复制件或数据的安全。要认真做好档案备份交接工作,确保档案实体及档案信息的安全。

在档案信息化建设进程中,一是要对现存馆藏档案资源进行数据化处理,通过数据录入、全文挂接、扫描等手段,将当年收集归档的各类文件材料及历年来馆藏文书、科技、会计、音像、照片、科技情报、报刊、书籍等转换成电子文件。目前,我馆虽然对部分馆藏档案进行了数据化处理,但还有大量的数据需要进行录入、扫描等工作,任务十分繁重,档案人员仍将需要付出艰苦的努力,才能完成庞大数据库的建设。二是要利用已开发完成的档案知识化管理软件,按照著录标准对数据库进行规范处理,便于检索利用。三是通过局域网要对广大利用者提供网上利用平台,搞好信息资源共享服务。四是要采取高新技术如采用电磁屏蔽,内外网物理隔离、数据备份,数据加密,设置防火墙等多种防护措施,防止馆内服务器被网络黑客攻击、自身误操作删除修改,防止信息丢失失密,确保档案信息安全目前此项工作我们还在完善之中。五是要根据电子信息技术的不断完善与进步,要对电子文件进行转换升级,使其处于可用状态,防止因技术升级而失去效用,造成资源损毁。六是要双管齐下,在档案信息化完成之前,实行的是纸质档案与电子文档并存,既要按老方法管理纸质档案,又要按信息化要求数字化电子文档,工作量是双倍甚至是多倍的。因此,要实现全部意义的档案资源信息化,建成数字化档案馆,仍然需要档案人员和相关部门的长时间的坚持不懈的努力,需要领导重视和支持,需要人才、技术、资金上给予充分的保障。

 

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