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浅议电子文件的管理方法
更新时间:2013-5-14

 

 

浅议电子文件的管理方法
  
摘要:电子计算机的普遍应用,给档案工作者提出了新问题:如何建立一个与办公自动化系统和电子文件管理相适应,并与之同步发展的电子文件管理体系?笔者认为,要实现时电子文件的科学管理,必须做好以下几方面工作:首先是提高电子文件管理意识;其次是加强制度建设;三是做好电子文件的收集;四是把好电子文件的签定、归档关;五是加强电子文件的管理;六是加强电子文件的安全防护工作;七是加强对电子文件的档案管理知识的培训,提高档案工作人员的业务素质。只有这样,才能较好地解决多个网络系统无法链接、不能兼容,多数职能科室只是使用计算机单机办公时所形成的电子文件未能进行统一管理等问题。 
 
  
关键词:办公自动化;电子文件;管理 
 
  
电子计算机的普遍应用,促进了办公自动化的迅速发展,随之产生的电子文件与传统纸介质文件汇集成浩大的信息流,成为社会改革与发展的宝贵资源。同时,也给档案工作者提出了新问题:如何建立一个与办公自动化系统和电子文件管理相适应.并与之同步发展的电子文件管理体系? 
   
以我区为例,在办公自动化方面起步虽然较晚,但逐步实行和全面铺开办公自动化是必然趋势。现阶段只有部分单位使用计算机网络系统,多个网络系统无法链接,也不能兼容;多数职能科室只是使用计算机单机办公.对所形成的电子文件未进行统一管理,主要存在以下问题。 
    1
、对电子文件的重要性认识不足,未对电子文件进行归档及统一管理。 
   
电子文件是近几年才出现的新生事物,对它的意义和作用,人们还未充分认识,没能引起足够的重视。 使用计算机网络系统的科室,仅是把电子文件存储在硬盘、磁盘或光盘内,没有进行规范整理、鉴定和归档。信息科作为计算机网络系统的管理部门。也只是对全区的局域网进行技术支持和指导,网络升级和更新前后的备份电子文件没进行规范科学的整理和归档。这样。即使不会造成电子文件丢失,日积月累,也会使电子文件堆积成灾,无法检索和利用。未使用计算机网络系统的科室,仅用计算机进行办公和事务性管理。多数科室使用计算机起草文件,一旦打印出纸质正式文件,作为草稿性的电子文件绝大多数不作保留,不是因存储载体用于其它信息的存储而被清洗,就是被新起草的电子文件不断覆盖;一些部门在文件办结之后,则把相同内容的纸质文件和电子文件两种类型的文件同时保存,造成人力、物力、财力的浪费。 
    2
、办公自动化系统与档案管理系统不兼容,给电子文件归档造成困难。 
   
我区使用的计算机网络系统多是本单位或上级主管部门设计的软件,而档案室使用的档案管理系统,是档案行政管理部门为了使档案管理达到现代化、标准化、规范化要求,实现资源共享而推广的档案计算机管理软件。由于我区计算机网络系统和档案管理系统设计单位不同,不同软件环境下形成的数据难以转换,难以进行电子文件归档。
    3
、电子文件的不安全性,影响了对它的归档管理和长期保存。
 
电子文件具有复制和传递时的高保真性、设备的依赖性、载体的非直读性、信息与载体的相分离性、信息的共享性、信息内容的易改性等特点,这些特点给电子文件的安全保管和长期保存带来了很大困难,也给档案工作者提出了新的挑战。 
   
如果上述问题得不到解决,电子文件无法进行规范管理和检索利用而失去其共享的重要作用,阻碍了办公自动化的进程。因此,对电子文件进行规范科学的管理,这时时代赋予档案工作者不可推卸的责任。 

电子文件归档及电子档案管理都要依靠技术条件实现。电子档案的保管期限是由电子档案内容来定,而实现电子档案保管期限,取决于载体的寿命、电子计算机的软硬件生存周期和载体所载档案与电子计算机软研件平台的一致性等。实现对电子文件的科学管理首先要做好以下几方面工作: 
   
一、提高电子文件管理意识 
   
电子文件与纸介质文件一样,涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题,与纸介质文件具有同等的法律凭证作用。各级领导要把对电子文件的管理摆上议事日程,把这项工作纳入档案管理范畴,通过各种方式和手段,大力宣传电子文件的重要性,提高档案工作人员的电子文件管理意识。 
   
二、 加强制度建设 
   
目前电子文件管理不善,与没有一套完善的电子文件管理制度有着重要关系。因此,做到依法管理电子文件,逐步形成一套完善的电子文件管理体制,建立健全相应的规章制度是电子文件管理的一个重要前提:一是档案馆应会同有关部门联合制定电子文件管理办法。确定电子文件的归档和不归档范围,依法管理电子文件。二是逐步制定和完善电子文件全过程管理制度,做到有章可循,使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。
   
三、做好电子文件的收集 
   
电子文件的收集范围尽可能广一些,将分为几大类,为每一类文件确定收集范围。为了确保电子档案信息的“原始记录性”,档案工作者要参与制定电子文件生成和办理的流程,对电子文件的形成、收集、积累、归档、管理等环节进行把关和交接,保证电子文件生成过程各环节的真实性、完整性和有效性。为电子文件的鉴定打好基础。 
   
四、 把好电子文件的鉴定、归档关 
   
电子文件的鉴定工作除了包括纸介质文件的密级、保管期限等内容,还应包括真实性、完整性和有效性的鉴定。其中,真实性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等是否与其形成的原始状态一致;完整性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等相关信息是否完整无缺;有效性鉴定是检查电子文件是否具有可读性和可利用性。 
   
五、加强电子文件的管理
   
采取有效的管理措施和技术手段,一是保证归档电子档案的安全性,二是防止电子档案的遗失和被非法删改,三是加强管理,保持电子档案的长期有效性。电子档案读取和处理设备更新、系统扩充时,要及时进行载体转换和迁移操作,并做好记录,对磁性载体和光盘上的电子档案定期抽样机读检验,发现问题及时采取措施进行恢复;磁性载体上保存的电子档案要定期转存,防止因磁介质破坏而造成信息丢失。四是保证计算机网络系统的运行安全,可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等,在一定范围内对服务器文件与数据提供保护。五是在计算机系统上安装防毒软件,使用外来磁盘、光盘前必须进行严格的病毒检测,或不允许随便使用外来磁盘、光盘等,在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”,防止网络系统遭受电脑病毒的侵害。 

六、加强电子档案的保护 

由于归档电子文件以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体,比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性,有利于归档电子文件的长期保存,因此,提倡档案部门配备光盘刻录仪,将归档电子文件转储到光盘上。但是,刻录仪一时还难以普及,所以,软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点,必须制定保护措施。 
   
(一)、软磁盘的保护 
     1
、统一软盘的规格,使用3.5寸高密盘保存。 

    2
、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量软磁盘往往不到-年,就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。 
    3
、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,环境空气相对湿度控制在40%一50%,温度控制在14-24 
    4
、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。 
    5
、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。 
    6
、在条件允许时,及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘,便于长久保存。 
   
()、光盘的保护 
    1
、规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置,避免大量堆叠,以防光盘翘曲,在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。 
    2
、保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化,潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14-24,相对湿度40%-65%。 

    3
、注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化。因此,光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘,定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施,磁盘每2年,光盘每5年转储一次,转储后的载体与原载体同样编号保存。

七、加强对电子文件和电子档案管理知识的培训,提高档案工作人员的业务素质。 
   
随着办公自动化在我区的逐步开展,电子文件大量出现,档案人员只懂得纸质档案管理知识是远远不够的,必须学习电子文件和电子档案管理知识,才能跟上时代步伐。

 

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